MailConnect geeft gebruikers de mogelijkheid om verschillende dingen te delen met andere mensen binnen hun organisatie. Dit omvat zowel primaire resources als secundaire resources. MailConnect maakt bijvoorbeeld standaardagenda's, contactlijsten (adresboeken), taakgebieden en meer. Deze kunnen worden gedeeld, maar elke nieuwe "map" die je maakt (een nieuwe agenda, een nieuw takengebied, enz.) kan ook op zichzelf worden gedeeld. Voor e-mailmappen kunnen bovenliggende mappen worden gedeeld met eventuele submappen die binnen de bovenliggende map zijn gemaakt, of individuele onderliggende mappen kunnen zelfs afzonderlijk worden gedeeld. Dit alles maakt het samenwerken met collega's binnen jouw organisatie uiterst eenvoudig en uiterst flexibel.

Bij het synchroniseren met een mobiel apparaat of sommige desktopclients, waarbij gebruik wordt gemaakt van protocollen zoals EAS en EWS, kunnen gedeelde items beschikbaar zijn op die apparaten en in die clients. Elk apparaat en elke client gedraagt zich echter een beetje anders. Het is dus mogelijk dat niet elke gedeelde resource voor jou beschikbaar is vanwege beperkingen van het apparaat/de client of zelfs een beperking van het gebruikte protocol. Als je bijvoorbeeld de Gmail-client op een Android-apparaat gebruikt, kun je geen gedeelde taken krijgen. Bovendien gedragen sommige clients zich anders op basis van het type toestemming dat aan een gedeeld item wordt gegeven. Over het algemeen worden gedeelde items gesynchroniseerd als het item wordt gedeeld met volledige machtigingen, in tegenstelling tot alleen-lezen of beschikbaarheid. Clients zoals eM Client en Outlook weigeren over het algemeen elk deel met elk ander toestemmingstype.

De volgende gebieden kunnen worden gedeeld met andere organisatieleden:

• Email mappen - Bovenliggende mappen en onderliggende (sub)mappen
• Agenda's - Primaire en secondaire
• Contacten/ Adresboek - Primaire en secondaire
• Taken - Primaire en secondaire
• Notities - Primaire en secondaire

Dat betekent dat gebieden als online vergaderingen, nieuwsfeeds en bestandsopslag de enige gebieden zijn zonder traditionele opties voor delen. Zowel online vergaderingen als bestandsopslag zijn echter van nature collaboratief. Ze kunnen dus worden "gedeeld", alleen niet op dezelfde manier als contacten, taken, enz.

Shares, Synchronisatie en MAPI/EWS

Elke client die verbinding maakt met MailConnect via MAPI/EWS heeft direct toegang tot alle shared resources, ongeacht of deze shares in webmail zijn toegewezen. De MAPI/EWS-protocollen gedragen zich anders dan webmail, omdat beide protocollen automatisch alle resources "zien" die worden gedeeld met de gebruiker die verbinding maakt. Daarom kan er enige inconsistentie zijn tussen shares in webmail en in een MAPI/EWS-client. Hoewel shares automatisch plaatsvinden in webmail, kunnen er gevallen zijn waarin een share niet wordt weergegeven in webmail, maar wel beschikbaar is in Outlook voor Windows en verbinding maakt via MAPI. In die gevallen hoeft de gebruiker alleen maar te verifiëren dat de share correct in de webmail is weergegeven.

Shares via webDAV

In brede zin is webDAV een netwerkprotocol voor het creëren van interoperabele, collaboratieve applicaties. In termen van een mailserver is webDAV opgesplitst in 2 protocollen die zijn gemaakt voor specifieke functies: calDAV voor agenda's en cardDAV voor contacten. Beide protocollen zijn gemaakt voor collaboratieve software, client of server, die specifieke items moeten onderhouden, openen of delen. (Dat wil zeggen, respectievelijk agenda's en contacten.)

Zowel calDAV als cardDAV worden ondersteund door een verscheidenheid aan verschillende clients en applicaties, evenals door webgebaseerde services, omdat het allebei robuuste en gratis oplossingen zijn voor het delen van items. Sommige planningsservices kunnen bijvoorbeeld via calDAV verbinding maken met de agenda van een gebruiker, zodat de beschikbaarheid van een gebruiker bekend is bij de service, en alle afspraken die met behulp van de service zijn gemaakt, kunnen worden toegevoegd aan de agenda van een gebruiker.

Om items te delen via calDAV of cardDAV heeft een gebruiker eenvoudigweg de webDAV-URL voor zijn account nodig. Met wie de link ook wordt gedeeld, kan de link vervolgens gebruiken voor agenda-apps, contact-apps of zelfs e-mailclients, zodat ze toegang hebben tot alle shares die door de gebruiker beschikbaar zijn gesteld. Om de webDAV-link te vinden, logt een gebruiker eenvoudigweg in op zijn webmailaccount, navigeert naar instellingen > Account en kopieert vervolgens de link naar het WebDAV-card.

Hoe kun je delen

Er zijn een aantal verschillende manieren om items te delen: vanuit een gebied zelf of vanuit het gebied Shared Folders van uw gebruikersinstellingen. Een van de belangrijke dingen die je moet weten over delen is dat wanneer je een 'Share' met iemand start of het delen intrekt, deze acties automatisch plaatsvinden. Dat betekent dat de andere persoon – of die andere mensen – niets hoeft te doen. Ze zien het gedeelde item of het wordt verwijderd. Hetzelfde geldt als iets met jou wordt gedeeld, of als dat delen wordt ingetrokken: het zal gewoon verschijnen of verdwijnen.

Een individueel item delen

Of je nu een agenda of een takenlijst deelt, het proces is in wezen hetzelfde. Het enige echte verschil is dat je met MailConnect-individuele e-mailmappen kunt delen in plaats van agenda's, taakmappen, enz., die in wezen alles-of-niets-shares zijn, omdat er in die gebieden niets sub-iets is. Daarom vereist een e-mailmap dat een gebruiker met de rechtermuisknop klikt om een contextmenu te openen dat opties biedt, terwijl een agenda bijvoorbeeld automatisch de opties van die agenda opent wanneer je er rechtstreeks op klikt. Deze laatste actie is hetzelfde voor Taken, Notities en Contacten.

Ongeacht hoe je bij de deeloptie van een map komt, je krijgt het volgende te zien:

• Gebruikers - In dit gebied kunt u het item delen met een of meer gebruikers, en elke gebruiker die u aan de share toevoegt, kan zijn eigen machtigingsniveau hebben. Dit zijn:
  
  - None - Deze toestemming fungeert als een ‘ontkenning’ en is daarom alleen beschikbaar voor gebruikers.
  - Beschikbaarheid - Deze toestemming wordt uitsluitend gebruikt voor agenda's en betekent dat de gebruiker met deze toestemming kan zien of een persoon beschikbaar is voor planningsdoeleinden, maar dat het niet mogelijk is een agenda of de afspraken/evenementen ervan te bekijken.
  - Alleen lezen - Dit betekent dat de gebruiker alleen de items in de share kan bekijken (agenda-items, contactlijsten, enz.), dat er geen controle is over het bewerken van items, het toevoegen van items, enz. Een alleen-lezen-share zou bijvoorbeeld goed zijn voor een collega die toegang nodig heeft tot een contactenlijst, maar die contacten op geen enkele manier hoeft te beheren.
  - Beheer - Met deze toegang kunnen anderen items binnen de share toevoegen, bewerken en/of verwijderen
  - Eigenaar - In dit gebied kun je het item delen met groepen gebruikers die eerder zijn ingesteld. Bij het delen met een gebruikersgroep zijn dezelfde machtigingsniveaus beschikbaar BEHALVE voor Geen, aangezien dit een machtiging is die alleen voor de gebruiker geldt.

  

Het 'deel' gebied gebruiken

Een andere manier om items te delen is via het gedeelte delen. Je krijgt hier toegang toe door naar instellingen > delen te navigeren. Je zult zien dat dit gebied is onderverdeeld in twee verschillende tabbladen: Gedeeld met mij en Gedeeld met anderen.

Gedeeld met mij

Op dit tabblad worden alle items weergegeven die met jouw gebruiker zijn gedeeld. Dit omvat e-mailmappen en submappen, contactlijsten, taken en notities. Op dit tabblad wordt het volgende weergegeven:

• Gedeeld met - De gebruiker die het item met u deelt.
• Map - De naam van de 'map' die is gedeeld. Dit is in wezen de naam van het gedeelde item. (Bijvoorbeeld vergaderruimte A)
• Type - Het type gedeeld item: agenda, e-mailmap, notities, enz.
• Bijgevoegd - Dit geeft aan of het item daadwerkelijk aan uw gebruiker is gekoppeld. Als het niet is aangesloten, is het niet toegankelijk.
• Subfolders - Hiermee wordt aangegeven of de submappen binnen de ouder ook met u worden gedeeld.
• Machtigingen - Het machtigingsniveau dat u heeft voor het gedeelde item. (Bijvoorbeeld alleen-lezen)

Als je op een item in de lijst Gedeeld met mij klikt, worden de details van het item geopend. Je kunt de naam zien, wie het heeft gedeeld en de toestemming voor het item. In sommige gevallen zijn er ook aanpassingsopties en aanvullende informatie beschikbaar. Op agenda's kun je bijvoorbeeld de kleur van de agenda-items aanpassen om aan te passen hoe ze worden weergegeven. Ten slotte kun je het deel koppelen of loskoppelen vanuit het modale venster. Je kunt items ook eenvoudig koppelen of losmaken door het vakje naast het item aan te vinken en vervolgens op de juiste knop bovenaan het inhoudsvenster te klikken.

Je zult ook de knoppen 'Koppelen' en 'Loskoppelen' opmerken. Hoewel delen automatisch gebeurt, kan het zijn dat je om de een of andere reden een gedeeld item moet verwijderen of loskoppelen. Als de agenda van je CEO bijvoorbeeld met jou is gedeeld, maar in jouw agenda aan iemand moet laten zien (mogelijk een klant), wil je wellicht tijdelijk de agenda van de CEO loskoppelen van die van jou, zodat er geen gevoelige informatie wordt weergegeven. In dit geval selecteer je de agenda van de CEO en klik je op de knop Loskoppelen. Zodra de potentiële klant vertrekt, wil je vervolgens die kalender selecteren en op de knop Koppelen klikken. De sleutel hier is dat jij het aandeel hebt verwijderd, maar de CEO niet. Daarom wordt de agenda nog steeds met jou gedeeld, maar is deze tijdelijk losgekoppeld.

Gedeeld met anderen

Op dit tabblad worden de items weergegeven die je met anderen binnen jouw organisatie hebt gedeeld. Het biedt vergelijkbare informatie als het tabblad Gedeeld met mij, waaronder:

• Map - De naam van de 'map' die is gedeeld. Dit is in wezen de naam van het gedeelde item. (Bijvoorbeeld vergaderruimte A)
• Type - Het type gedeeld item: agenda, e-mailmap, notities, enz.
• Submappen - Dit geeft aan of de submappen binnen de ouder ook worden gedeeld.
• Machtigingen - De machtigingsniveaus die aan de share zijn gekoppeld. Dit is een indicatie van met hoeveel gebruikers en/of gebruikersgroepen het item is gedeeld.

Als je op een item klikt, worden de opties geopend. Hiermee kun je de share wijzigen door extra gebruikers toe te voegen, machtigingen voor bestaande gebruikers en/of gebruikersgroepen te wijzigen, enz.

Het is ook mogelijk om een nieuw gedeeld item te maken via het tabblad Gedeeld met anderen. Klik eenvoudig op de knop Nieuw bovenaan het inhoudvenster. Dit opent een nieuw modaal en biedt de volgende opties:

• Map - Het type share dat u wilt maken, gebaseerd op de "map" of het item dat u wilt delen. In deze vervolgkeuzelijst staan alle items die u kunt delen: alle agenda's, alle e-mailmappen, alle adresboeken, alle notities en alle taken.
  
  
• Gebruikers - In dit gebied kunt u het item delen met een of meer gebruikers, en elke gebruiker die u aan de share toevoegt, kan zijn eigen machtigingsniveau hebben. Dit zijn:
  -None - Deze toestemming fungeert als een ‘ontkenning’ en is daarom alleen beschikbaar voor gebruikers. Stel dat u een gebruikersgroep heeft ingesteld voor uw marketingafdeling.
  -Beschikbaarheid - Deze toestemming wordt uitsluitend gebruikt voor agenda's en betekent dat de gebruiker met deze toestemming kan zien of een persoon beschikbaar is voor planningsdoeleinden, maar dat het niet mogelijk is een agenda of de afspraken/evenementen ervan te bekijken.
  -Read-only - Dit betekent dat de gebruiker alleen de items in de share kan bekijken (agenda-items, contactlijsten, enz.), geen controle heeft over het bewerken van items, het toevoegen van items, enz. Een alleen-lezen-share zou bijvoorbeeld goed zijn voor een collega die toegang nodig heeft tot een contactenlijst, maar die contacten op geen enkele manier hoeft te beheren.
  -Manage - Met deze toegang kunnen anderen items binnen de share toevoegen, bewerken en/of verwijderen. (Maar belangrijker nog, NIET het aandeel zelf.)
  -Owner - Met deze toegang kunnen anderen de specifieke map die wordt gedeeld hernoemen en/of verwijderen. Kortom, ze gebruiken alles wat wordt gedeeld alsof het hun eigen materiaal is.
  
  
• User Groups - In dit gebied kun je het item delen met groepen gebruikers die eerder zijn ingesteld. Bij het delen met een gebruikersgroep zijn dezelfde machtigingsniveaus beschikbaar BEHALVE voor Geen, aangezien dit een machtiging is die alleen voor de gebruiker geldt.

Zoals je kunt zien, is het proces voor het delen van contacten, agenda's, taken en zelfs e-mailmappen in wezen hetzelfde en relatief eenvoudig: je selecteert het item dat je wilt delen, voegt de gebruikers en/of gebruikersgroepen toe waarmee je wilt delen, en stel de toegangsrechten voor elk in. Nadat je jouw instellingen hebt opgeslagen, worden de items met de mensen met wie je hebt gedeeld automatisch toegewezen aan hun gebruikers.

Delegation

Een van de kenmerken van Microsoft Outlook (en een paar andere clients, zoals eM Client) is de mogelijkheid om "Delegatie" in te stellen. Delegatie is het proces waarbij een andere gebruiker in jouw domein toegang krijgt tot je gebruiker en de bijbehorende items (zoals Agenda, Notities, enzovoort) en 'namens' jou handelt, op basis van het machtigingsniveau dat je voor hem of haar heeft ingesteld.

Het voordeel hiervan is dat iemand (een medewerker, een directieassistent, etc.) je kan helpen bij het beheren van jouw planning, het beantwoorden van vragen voor jou, het beheren van taken voor je, etc. Voor bijzonder drukbezette personen kan het handig zijn om iemand anders te laten helpen bij het beheren van je taken. Delegatie maakt dit mogelijk. Wanneer er acties worden ondernomen "namens" iemand (bijvoorbeeld het verzenden van een uitnodiging voor een vergadering), wordt dat bovendien op het item vermeld, zelfs wanneer dit in de webmailclient wordt bekeken.

Het delegatieproces wordt binnen de klant zelf afgehandeld, buiten MailConnect. Op het tabblad Delegatie zie je eenvoudig aan wie je de toegang hebt gedelegeerd en welk machtigingsniveau aan elke gebruiker is verleend. Op dit tabblad kunt je ook een gemachtigde verwijderen.