Filteren op inhoud is een uitstekende manier voor systeembeheerders, domeinbeheerders en/of gebruikers om acties uit te voeren op inkomende e-mails die aan specifieke criteria voldoen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om contentfilters te gebruiken om berichten met bepaalde bijlagen te verwijderen (bijv. bijlagen met een .exe-extensie), berichten van een specifiek e-mailadres naar een ander account door te sturen, berichten naar een bepaalde map te verplaatsen of zelfs het onderwerp van een bericht te wijzigen door er iets aan toe te voegen voordat het wordt afgeleverd. Hoewel contentfilters meestal worden gebruikt om e-mail te organiseren door berichten naar specifieke mappen te verplaatsen, zijn ze uiterst flexibel en kun je berichten filteren zoals je dat wilt.

Content Filtering is beschikbaar voor gebruikers en domeinbeheerders in de instellingen en/of Domein instellingen. Systeembeheerders hebben een tabblad Content Filtering beschikbaar voor elk domein dat wordt beheerd op de MailConnect-server. In zowel de instellingen als de domeininstellingen is er een optie voor Filteren op inhoud in het navigatiemenu waarmee bestaande filters kunnen worden bekeken en beheerd. Dat gezegd hebbende, de filters die zijn gemaakt, zijn alleen zichtbaar/bewerkbaar voor de rol die ze heeft gemaakt. Dat betekent dat de contentfilters van het domein alleen beschikbaar zijn voor domeinbeheerders en gebruikers zien hun eigen filters. Een filter die echter is gemaakt voor een domein door een systeembeheerder, is beschikbaar voor zowel de systeembeheerder als de domeinbeheerder.

Zodra het gedeelte Filteren op inhoud is geopend, worden eventuele bestaande filters vermeld. Contentfilters worden van boven naar beneden uitgevoerd. Bovendien worden contentfilters van boven naar beneden uitgevoerd: dat betekent dat contentfilters die zijn gemaakt door systeem- en/of domeinbeheerders eerst worden uitgevoerd, gevolgd door filters die zijn gemaakt door gebruikers. Dit betekent dat als een bericht door meer dan één filter kan worden beheerd, het wordt afgehandeld door het EERSTE contentfilter dat wordt aangetroffen. Als je dus vreemd of onverwacht gedrag ziet voor berichten, wil je mogelijk de volgorde van je filters opnieuw organiseren. Je kunt dit doen door ze te verplaatsen door te klikken op de pijlen omhoog en omlaag naast de namen van de contentfilters, ze omhoog en omlaag te verplaatsen in de "uitvoeringsvolgorde". Je wil mogelijk ook contact opnemen met jouw domeinbeheerder om te zien of ze eventuele contentfilters hebben gemaakt die van invloed kunnen zijn op de aflevering van berichten.

LET OP: Sommige acties voor filteren op inhoud, zoals een Forward-actie, werken niet in combinatie met Plus Addressing, omdat contentfilters WORDEN uitgevoerd VOORDAT eventuele plus-addressing-commando's. Het gebruik van beide kan leiden tot dubbele berichten of ander ongewenst/niet noodzakelijk gedrag.

Om een filter te verwijderen, selecteer je deze eenvoudig uit de lijst en klik je op de knop Verwijderen.

Contentfilter maken/bewerken

Om een nieuwe contentfilter aan te maken navigeer je naar Meer > Instellingen > Filteren op inhoud

Bij het toevoegen van een contentfilter zullen de volgende onderdelen beschikbaar zijn, elk met opties met betrekking tot de voorwaarden die je wil gebruiken voor de regels, en de acties die worden ondernomen op basis van de door jou ingestelde voorwaarden:

General

• Naam - De naam gekozen om de regel te beschrijven.
  
  
• Overeenkomstig type - Omdat per inhoudsfilter meerdere voorwaarden kunnen worden geconfigureerd, biedt MailConnect de optie om te vereisen dat aan ALLE voorwaarden of aan ELKE van de voorwaarden wordt voldaan voordat de actie van de regel wordt geactiveerd. Selecteer de juiste optie uit deze lijst.
  
  
• Alle condities moeten waar zijn (* en ?) - Jokertekens kunnen worden gebruikt om een specifiek woord, zinsdeel of teken te vervangen, waarbij een vraagteken (?) een enkel teken vertegenwoordigt en een asterisk (*) een tekst vertegenwoordigt. Als je bijvoorbeeld verkoop01@domein.com, verkoop02@domein.com en verkoop03@domein.com wilt blokkeren, kun je verkoop??@domein.com invoeren. Als je alle verkoopadressen wilt blokkeren, kun je in plaats daarvan verkopen* invoeren.

 

Condities

Klik op Nieuwe conditie om de criteria op te geven die de actie(s) van de regel activeren. Voor elke geselecteerde voorwaarde kun je indien nodig specificaties toevoegen en de benodigde gegevens invoeren. Als je er bijvoorbeeld voor kiest om te filteren op 'Van adres', kun je één of meerdere e-mailadressen invoeren. Als je ervoor kiest om te filteren op 'Bevat specifieke woorden of zinsdelen', kun je de specifieke tekst invoeren en ervoor kiezen om naar die tekst te zoeken in het onderwerp, de berichttekst, de koptekst, enz. van een e-mail.

Onder veel omstandigheden heb je  ook de mogelijkheid om de logica van het criteria-item om te keren door de vergelijkingsselectie te wijzigen. Stel je voor dat je alleen e-mail van specifieke domeinen wilt accepteren. Je kiest de voorwaarde 'Van specifieke domeinen' en stelt het vergelijkingsveld in op 'Komt niet overeen'. Alle berichten die worden verzonden vanaf domeinen die niet overeenkomen met wat je in het tekstvak hebt ingevoerd, kunnen worden verwijderd.

Let op: Als je een voorwaarde selecteert waarvoor een waarde moet worden ingevoerd en het veld leeg blijft, negeert MailConnect deze regel.

De volgende voorwaarden zijn beschikbaar, gescheiden door Voorwaardetype:

Afzender

Met deze voorwaarde kun je selecteren of je het filter wilt uitvoeren op specifieke adressen of domeinen, of op vertrouwde afzenders. Vervolgens stel je het vergelijkingstype in: of het veld wel of niet overeenkomt met het voorwaardetype. Vervolgens voer je de adressen of domeinen in die je voor het filter wilt gebruiken. De te gebruiken velden zijn onder meer:

• Van een specifiek adres
• Van een specifiek domein
• Van betrouwbare afzenders

Bevat specifieke woorden

Met deze voorwaarde kun je in verschillende gebieden naar woorden of zinsdelen zoeken en vervolgens actie ondernemen wanneer die woorden of zinsdelen worden gevonden. Je kunt het vergelijkingstype instellen, of de woorden/zinnen wel of niet worden gevonden, en vervolgens de woorden of zinnen die je voor het filter wilt gebruiken. De te gebruiken velden zijn onder meer:

• Onderwerp
• Inhoud
• Onderwerp of inhoud
• Afzender
• Ontvanger
• Header (hoofdonderwerp)
• In het gehele bericht
  
  

Ontvanger

Met deze voorwaarde kun je in de velden Aan: of Cc: zoeken naar specifieke adressen of domeinen. Je kunt het vergelijkingstype instellen, of het adres of domein in het geselecteerde veld is opgenomen, en vervolgens de adressen of domeinen die je voor het filter wilt gebruiken. De te gebruiken velden zijn onder meer:

• Aan specifieke adressen
• Aan specifieke domeinen
• Alleen aan mij
• Mijn e-mailadres niet in aan
• Mijn e-mailadres in aan
• Mijn e-mailadres in aan of CC

Bijlagen

• Heeft een bijlage
• Specifieke bestandsnaam
• Specifieke extensies
• Meer dan een bepaalde grootte

Andere

Met deze voorwaarde kun je filteren op basis van een aantal verschillende criteria, waaronder markering, berichtgrootte, kans op spam, enz. De te gebruiken velden zijn onder meer:

• Gemarkeerd als hoge prioriteit
• Gemarkeerd als normale prioriteit
• Gemarkeerd als lage prioriteit
• Automatisch bericht (geen afzender adres)
• Afzender geverifieerd
• Bericht groter dan
• Bericht kleiner dan
• Ontvangen in periode
• Verstuurt via specifieke server (IP-adres)
• Spam waarschijnlijkheid

Acties

Klik op Nieuwe actie om op te geven wat er moet gebeuren wanneer een e-mail de inhoudsfiltervoorwaarde(n) activeert. Let op: Als je een actie selecteert waarvoor een waarde moet worden ingevoerd en het veld leeg blijft, negeert MailConnect deze regel.

De volgende acties zijn beschikbaar:

• Verwijderd bericht - Verwijdert het bericht zodat het nooit in je Postvak IN terechtkomt. Opmerking: berichten die zijn verwijderd via inhoudsfiltering kunnen niet worden hersteld.
  
  
• Bounce  bericht - Stuurt een bericht terug naar de afzender van de e-mail waarin staat dat het bericht is teruggestuurd en niet is afgeleverd. Opmerking: Als de systeembeheerder bouncing heeft uitgeschakeld, wordt de afzender nooit op de hoogte gesteld en wordt het bericht eenvoudigweg verwijderd.
  
  
• Verplaats bericht - Bezorgt het binnenkomende bericht in de map die je kiest in de vervolgkeuzelijst. Opmerking: als je die map later verwijdert en het inhoudsfilter actief laat, maakt het filter de map automatisch aan wanneer de actie wordt geactiveerd.
  
  
• Header toevoegen - Voegt een e-mailkop toe aan het binnenkomende bericht, wat handig kan zijn bij het uitvoeren van extra filtering via Outlook of andere e-mailclients. Headers moeten de indeling 'X-someheadername: value' hebben.
  
  
• Voegt een tekst toe aan het onderwerp - Voegt een voorvoegsel toe aan de onderwerpregel van de e-mail. Dit is handig voor het categoriseren van e-mails, omdat de onderwerpregel wordt gewijzigd om de tekst op te nemen die je in het tekstvak opgeeft.
  
  
• Bericht kopiëren - Stuurt een kopie van het bericht door naar een ander e-mailadres en laat ook een kopie van het bericht achter.
  
  
• Gemarkeerd als gelezen - Markeert de berichten automatisch als gelezen, wat betekent dat ze niet in je inbox of in een andere map als ongelezen worden weergegeven.
  
  
• Prioriteit instellen - Verhoogt automatisch de prioriteit van een bericht. Als je bijvoorbeeld een inhoudsfilter maakt dat een bericht van een VIP markeert, wil je wellicht ook de prioriteit van het bericht op Hoog instellen om het belang ervan aan te geven.
  
  
• Markeren voor opvolgen - Markeert het bericht automatisch voor follow-up. Hierdoor kun je gemakkelijk berichten vinden waarop uw inhoudsfilter heeft gereageerd.

Handmatig actieve filters

Gebruikers kunnen handmatig één of meer van hun inhoudsfilters activeren om op een opgegeven e-mailmap te draaien. De mogelijkheid om on-demand inhoudsfilters uit te voeren is een handige manier om de mailbox op te ruimen, omdat acties kunnen worden uitgevoerd op BESTAANDE e-mails in plaats van alleen op inkomende e-mail.

Het is mogelijk om een inhoudsfilter op een specifieke map uit te voeren door simpelweg de mapnaam te selecteren en Run Content Filter te selecteren via het Acties-menupictogram dat onderaan de MailConnect-interface verschijnt. (Dit bevindt zich rechts van het mappenpictogram.) Eenmaal geselecteerd, wordt een modaal geopend en kun je in de vervolgkeuzelijst het inhoudsfilter selecteren dat je wilt uitvoeren en vervolgens op OK klikken. Het filterproces kan enige tijd in beslag nemen, maar je kunt blijven werken terwijl het proces op de achtergrond wordt uitgevoerd. Wanneer het filterproces is voltooid, verschijnt er een toastmelding 'Actie geslaagd' in het gedeelte E-mail.

Belangrijke opmerkingen over on-demand-filters:

• De voorwaarden 'Verzonden via specifieke server (via IP-adres)' en 'Afzender geverifieerd' en de actie 'Bounce bericht' kunnen niet worden gebruikt bij het handmatig uitvoeren van een inhoudsfilter. Als een filter een van de beperkte acties of voorwaarden als enige actie of voorwaarde bevat, moet het filter handmatig worden geactiveerd. Als een filter een van de beperkte acties of voorwaarden bevat samen met andere acties of voorwaarden, houd er dan rekening mee dat de beperkte actie of voorwaarde uit het filterproces wordt weggelaten.
  
  
• Met de actie 'Bericht verwijderen' wordt de e-mail onmiddellijk uit het systeem verwijderd. Als Berichtarchivering niet is ingeschakeld, kunnen deze berichten mogelijk niet worden hersteld.
  
  
• De actie 'Voorvoegselonderwerp' moet het bericht opnieuw schrijven. Er wordt geprobeerd het nieuwe bericht een tijdstempel te geven met de datum uit de berichtkop. Als de datum echter niet uit de berichtkop kan worden afgeleid, zal het herschreven bericht de huidige tijd weergeven.
  
  
• De voorwaarde 'Vertrouwde afzenders' zoekt naar HUIDIGE vertrouwde afzenders. Er kan niet worden gezocht naar berichten van vertrouwde afzenders die zijn geconfigureerd op het moment dat het bericht werd afgeleverd.
  
  
• Als u inhoudsfilters op aanvraag uitvoert, worden de filters uitgevoerd in de volgorde waarin ze verschijnen. Het proces op aanvraag doorloopt berichten echter niet meerdere keren om de filteracties uit te voeren. In plaats daarvan verzamelt het eerst alle acties die het op het bericht kan uitvoeren en voert deze vervolgens uit in de volgorde waarin ze zouden zijn gevonden.
  
  
• Als er meerdere acties zijn voor één filter, worden eerst de acties uitgevoerd waarvoor het bericht niet opnieuw hoeft te worden geschreven. Een bericht wordt bijvoorbeeld als gelezen gemarkeerd voordat het naar een andere map wordt verplaatst.